Uw PIM is live. Uw Excel ook.
21 maart 2026
Het systeem staat. Het proces niet.
De implementatie heeft maanden geduurd. De data is gemigreerd. De trainingen zijn gegeven. Uw PIM is live.
En toch werkt uw team nog met Excel ernaast. Voor statusoverzichten. Voor “even bijhouden wie wat doet.” Voor het lijstje dat eigenlijk in het PIM zou moeten zitten, maar daar niet werkt zoals het zou moeten.
Dat is geen gebrek aan adoptie. Dat is een signaal.
Wat u verwachtte
De business case was helder. Eén bron van waarheid. Alle productdata op één plek. Geen dubbele invoer meer. Snellere time-to-market.
En op papier klopt dat. Uw PIM is die ene bron. De data staat er. De velden zijn gevuld. De koppelingen met uw webshop en marktplaatsen werken.
Maar de doorlooptijd is niet korter. Producten staan nog steeds te laat online. Het gevoel van regie is er niet. En als u vraagt hoelang het duurt om een product van briefing naar publicatie te brengen, kan niemand u een precies antwoord geven.
Dat is geen PIM-probleem. Dat is een procesprobleem.
PIM beheert data, niet het proces
Hier zit het misverstand. PIM is gebouwd om productinformatie te structureren. Het weet welke velden bij welk product horen. Het weet welke waarden geldig zijn. Het kan data exporteren naar kanalen. Maar net zoals InDesign geen database is, is PIM geen procesmanager.
Maar het weet niet:
Hoe lang het duurde om die velden te vullen. Was dat een uur of drie weken? Het PIM registreert het resultaat, niet de weg ernaartoe.
Wie er op wie wacht. De productmanager wacht op beelden van de fotostudio. De contentschrijver wacht op specificaties van inkoop. De vertaler wacht op de definitieve tekst. Die wachtketen is onzichtbaar in elk PIM.
Waar het herwerk zit. Een product is drie keer aangepast omdat de eerste brondata incompleet was. Of omdat de beschrijving niet paste bij de marktplaats-richtlijnen. Of omdat er een prijswijziging doorheen kwam. Het PIM toont de huidige versie. Niet de zeventien die eraan vooraf gingen.
Waar het vastloopt
De frictie in uw contentproces zit zelden ín het PIM. Die zit ervóór en erná.
Ervóór: Data die incompleet binnenkomt. Foto’s die nog gemaakt moeten worden. Specificaties die ontbreken of niet kloppen. Leveranciersinformatie die in een andere structuur aangeleverd wordt dan het PIM verwacht. Voordat een product in het PIM kan, moeten er vijf dingen gebeuren die niemand coördineert.
Erná: Goedkeuringen die dagen duren. Vertalingen die opnieuw moeten. Kanaalspecifieke aanpassingen die handmatig worden gedaan. De doorlooptijd van PIM naar webshop is vaak langer dan de doorlooptijd van briefing naar PIM.
Het PIM zelf is het rustigste deel van de keten. Maar omdat het het meest zichtbare deel is, krijgt het de schuld wanneer het geheel te langzaam loopt.
Waarom Excel niet weggaat
Uw team is niet eigenwijs. Uw team is praktisch.
Ze gebruiken Excel omdat het PIM iets niet biedt dat ze nodig hebben. Meestal is dat één van drie dingen:
Statusoverzicht. “Welke producten zijn compleet? Welke wachten op beelden? Welke zijn goedgekeurd?” Het PIM toont of velden gevuld zijn. Niet of het product klaar is om live te gaan. Dat verschil is cruciaal.
Taakcoördinatie. “Wie moet wat nog doen?” Het PIM is geen taakmanager. Het weet niet dat de copywriter nog teksten moet schrijven voor batch 47, of dat de fotostudio achterloopt op de planning.
Voortgangsrapportage. “Liggen we op schema voor de seizoenslancering?” De Excels die uw team bijhoudt, zijn vaak improvised dashboards. Ze zijn lelijk, foutgevoelig en handmatig. Maar ze beantwoorden de vraag die het PIM niet beantwoordt: loopt het?
Elke Excel naast een PIM is een onzichtbaar proces dat om aandacht vraagt.
Wanneer PIM wél werkt
PIM werkt wanneer u het inzet als onderdeel van een keten die u begrijpt.
Dat betekent: weten wat er vóór het PIM moet gebeuren, hoelang dat duurt en waar het vastloopt. Weten wat er ná het PIM moet gebeuren en wie daarop wacht. Weten welke productcategorieën structureel uitlopen en waarom.
Niet door een nieuw systeem toe te voegen. Maar door het bestaande proces zichtbaar te maken. Wanneer u ziet dat de gemiddelde doorlooptijd van foto tot PIM-verrijking acht dagen is, waarvan zes dagen wachttijd, weet u waar u moet ingrijpen. Zonder het PIM te vervangen. Zonder extra tooling.
PIM is een goed systeem. Maar geen enkel systeem vervangt procesinzicht. En procesinzicht begint niet met een implementatie. Het begint met meten.
Wilt u zien waar de doorlooptijd in uw productcontent-keten écht zit? Start een Inzichtsprint of stel uw vraag.